회의를 알차게!··· 한 달에 34시간을 아끼는 방법
- 회의 참석자 수 제한
- 회의 인원은 7명으로 제한하는 것이 바람직. 7명을 초과할 경우 참가자 추가마다 회의 효율성이 10%씩 감소
- 17명 이상의 참가자가 있는 회의는 의사 결정에 적합하지 않음
- 불필요한 회의 줄이기
- 매달 평균 65회의 회의 중 절반은 불필요한 회의로 추정됨. 회의에 불필요한 시간을 소비하는 것이 주요 문제
- 중요한 사항이 아닌 경우 양자 간 대화나 짧은 브리핑으로 대체 가능
- 회의 주제의 명확성
- 최대 2개의 주제로 회의 진행
- 각 주제에 대한 명확한 의제와 적절한 준비가 필요하며, 주제별 담당자가 회의를 진행
- 정시 시작 및 종료
- 회의는 정시에 시작하고 늦은 참가자는 허용하지 않음
- 시간이 초과된다고 해서 회의의 결과 질이 높아지지 않으므로, 정해진 시간 내에 회의를 마무리해야 함
- 회의 시간과 질의 상관관계
- 파킨슨의 법칙: 회의는 정해진 시간이 길어질수록 비생산적으로 늘어날 가능성이 큼
- 중요한 주제를 빠르게 처리하고, 준비되지 않은 경우 회의를 즉시 중단
- 참여자 관리
- 회의 중 산만한 참가자는 진행자가 적극 개입해 질문을 던지거나 주의를 환기
- 모든 참여자가 필요한 사람만 참석하도록 제한하고, 참석 의무가 없음을 명확히 전달
- 의사 결정 및 업무 지시
- 모든 회의는 결정이나 구체적인 업무 지시로 끝내야 하며, 결론이 없으면 회의 자체가 무의미해질 수 있음
- 창의적 토론을 위한 예외
- 창의적인 의견을 구하거나 아이디어 브레인스토밍이 필요한 경우는 정기 회의가 아닌 별도의 시간에 진행하는 것이 바람직